Le Code de conduite
Version révisée le 29 décembre 2011
Le Code de conduite d’easyhome a été rédigé afin de promouvoir et d’assurer un environnement de travail favorable et éthique, et ce, pour tous les employés et directeurs. Le Code met à la disposition de tous les employés une ligne d’assistance téléphonique confidentielle qui leur permet de signaler anonymement des violations apparentes au Code.
Comité de gouvernance d’entreprise et des mises en nomination
Le mandat du comité de gouvernance d’entreprise et des mises en nomination consiste à offrir son assistance au Conseil d’administration dans l’élaboration et le maintien d’un système solide de gouvernance pour l’entreprise, et ce, grâce à un processus continuel d’évaluation et d’amélioration. Ce comité est responsable des tâches suivantes :
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Évaluer l’efficacité des pratiques de gouvernance d’entreprise. Ainsi, le cas échéant, cette entité propose des procédures et des politiques afin des’assurer que :
- Le Conseil fonctionne indépendamment de la Direction;
- Les dirigeants ne comptent que sur le Conseil d’administration de la Société; et
- Les procédures sont établies de manière à surveiller l’efficacité et le rendement du Conseil, des comités du Conseil et des directeurs individuels;
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Offrir un programme d’orientation approprié pour les nouveaux directeurs, afin que ces derniers puissent bien comprendre en quoi consiste le rôle du Conseil et de ses comités ainsi que de ce qu’on attend d’eux en matière de contribution individuelle (notamment le temps et l’énergie consacrés au profit de l’entreprise);
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Identifier et offrir des cours d’éducation continue afin de permettre à tous les directeurs de conserver et d’améliorer leurs habiletés et compétences en tant que gérants. Cette mesure vise également à mettre à jour leurs connaissances concernant la Société;
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Réexaminer régulièrement les mandats du Conseil et de ses comités afin d’émettre des recommandations au Conseil, au cas où des modifications aux mandats oul’ajout de nouveaux comités se révèlent nécessaires ou pertinents;
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Mettre en place d’autres politiques et codes de conduites pertinents dans le cadre du maintien de la confidentialité des renseignements de la Société, des délits d’initiés, de la publication rapide de la Société et d’autres obligations de cette dernière envers le public;
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Prendre des mesures que le comité considère pertinentes, et ce, après consultation avec le Conseil. Cela permettra ainsi de s’assurer que les pratiques de gouvernance d’entreprise s’alignent bien avec la politique de la Société, les lignes directrices de gouvernance d’entreprise établies par les autorités de réglementation des valeurs mobilières ou les recommandations, ainsi que les exigences complémentaires en matière de gouvernance d’entreprise.
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Approuver l’implication d’avocats ou de conseillers externes en tant que directeurs individuels, le cas échéant. Le coût sera endossé par la Société; et
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Évaluer et revoir annuellement l’assiduité et le rendement des directeurs, ainsi que la taille et la composition du Conseil; et tout ceci se fera en conjonction avec le président du Conseil d’administration.
De plus, ce Comité est également tenu d’identifier et de recommander des candidats aptes à se présenter à une nomination en tant que nouveaux directeurs. Il doit aussi évaluer les qualifications des directeurs qui se présentent pour une réélection. Vous trouverez une description détaillée de l’approche adoptée par la Société en ce qui concerne la gouvernance d’entreprise dans la circulaire d’information sur la gestion, laquelle est publiée dans le cadre de l’assemblée générale annuelle des actionnaires. Il suffit de vous adresser à la Société pour en obtenir un exemplaire.
Code de conduite
easyhome, qui exerce ses activités depuis 1990, est la plus grande entreprise de location de marchandises au Canada et la troisième en importance en Amérique du Nord. Grâce à la combinaison des magasins détenus par la société et des magasins franchisés, easyhome propose des fournitures et accessoires d’ameublement de maison de marque reconnue et de haute qualité, ainsi que des ordinateurs et des produits électroménagers et électroniques, et ce, par l’entremise d’ententes commerciales mensuelles ou hebdomadaires, avec ou sans option d’achat. En plus de nos activités de location, nous offrons des prêts à court terme grâce aux services easyfinancial. En général, leur montant varie de 500 $ à 5 000 $. Les services easyfinancial proposent entre autres l’encaissement de chèques et les cartes prépayées. Les services easyfinancial permettent d’amenuiser l’écart entre les institutions financières et les prêts sur salaire, ce qui offre une bonne alternative pour de nombreux clients. Les services easyfinancial ont commencé à être offerts en 2006. Les actions d’easyhome Ltée sont transigées à la Bourse de Toronto sous le symbole « EH ».
Vision
Tout le monde devrait avoir la chance de rehausser son foyer et son style de vie. Nous sommes le chef de file dans notre domaine et aidons nos clients à obtenir exactement ce qu’ils veulent, pour aussi longtemps qu’ils le désirent… sans attendre !
Mission
Nous sommes une entreprise basée sur de bonnes relations avec la clientèle. Nous nous efforçons d’offrir aux clients la chance de s’offrir des biens et des services ménagers afin d’améliorer leur style de vie.
Valeurs
Intégrité
Respect
Qualité
Fierté
Esprit entreprenant
À propos du Code de conduite
Le Code de conduite d’easyhome (« le Code ») a été rédigé afin de promouvoir et d’assurer un environnement de travail favorable et éthique, et ce, pour tous les employés d’easyhome et de ses directeurs, ainsi que les sociétés qui lui sont affiliées. Le Code contient des lignes directrices qui soulignent le comportement adéquat à adopter en milieu de travail et il fournit également le nom des personnes à joindre en cas de questions ou de problèmes. Les références figurant dans le Code d’easyhome ou de la Société se rapportent généralement à easyhome ou à toutes les sociétés qui lui sont affiliées (y compris easyfinancial Services Inc., et la branche easyhome U.S. Ltd) considérées comme parties intégrantes, le cas échéant.
Vos responsabilités
Dans l’exercice de vos fonctions, vous êtes tenu de respecter les politiques d’easyhome et les lois municipales, provinciales et fédérales du Canada et des États-Unis, ainsi que les lois et autres juridictions des États concernés. Vous êtes aussi tenu de connaître et de respecter les lois et politiques relatives à vos fonctions, notamment les politiques du Code et des autres politiques de la Société, y compris mais sans se limiter au Code, aux manuels d’exploitation, aux manuels de gestion et des politiques, au guide de formation de l’employé et à toute autre norme ou procédure d’exploitation. Toute infraction à ces politiques sera passible de mesures disciplinaires, pouvant aller notamment jusqu’au licenciement, au recouvrement de dommages-intérêts et au dépôt d’allégations de nature criminelle. Vous êtes également responsable de poser des questions, communiquer les renseignements appropriés et de signaler tout problème potentiel aux cadres de la Direction. Pendant toute la durée de leur emploi, tous les employés, gérants et directeurs sont tenus de servir la Société avec diligence, honnêteté et exactitude et de déployer tous les efforts nécessaires pour susciter l’intérêt et la bonne volonté au sein de la Société. On leur demande ainsi de se conduire en tout temps de manière à ne pas porter préjudice aux intérêts de la Société; et de se comporter d’une manière qui n’est pas préjudiciable aux intérêts de la Société; et de consacrer 100 % de leur temps et de leur attention à la conduite des affaires de la Société et de se conformer aux conditions des présentes d’une façon générale et spécifique. En outre, toutes les activités de recouvrement devront coïncider avec nos pratiques de conservation de la clientèle et respecter les lois fédérales et d’intérêt local. Tous les employés doivent respecter les lois assurant la protection des renseignements personnels du Canada et des États-Unis et des provinces et États considérés ainsi que les lois établies sur une base nationale. Il en va de même pour toute autre juridiction le cas échéant.
Ressources et personnes à joindre
easyhome met à la disposition des employés une ligne d’assistance téléphonique confidentielle (MySafeWorkplace.com) pour signaler toute infraction apparente au Code ou toute activité illégale. Il suffit de composer le 1 800 461-9330.
Programme d’assistance aux employés (PAE)
Si vous êtes un employé ayant besoin d’assistance pour des raisons personnelles, familiales ou de santé, veuillez communiquer avec votre fournisseur de PAE, Shepell-fgi, au 1 800 387-4765.
Lois applicables
Les employés et directeurs d’easyhome sont tenus de respecter toutes les lois canadiennes et américaines en vigueur. Tout employé qui ne se conforme pas à ces lois est passible de mesures correctives, pouvant aller jusqu’au congédiement, au recouvrement de dommages-intérêts et au dépôt d’une accusation criminelle. Si le Code ou la Société exige que vous agissiez à l’encontre de la loi ou que l’on vous interdit d’agir d’une façon que vous croyez serait une violation à la loi, ou si vous pensez qu’il existe un conflit entre les lois applicables d’une ou plusieurs juridictions, veuillez communiquer avec la responsable des Ressources humaines ou appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle. La Société reconnaît qu’il existe des différences entres les lois et les pratiques d’intérêt local. Ainsi, dans certains cas, le Code instaure des politiques et/ou des exigences qui ne seraient pas applicables dans certains États ou provinces. Dans le souci de respecter des règles de conduite rigoureuses partout où nous faisons affaire, tous les employés et directeurs sont tenus de se conformer à toutes les exigences du Code, et ce, même si les lois locales ne le nécessitent pas. Réciproquement, des lois ne s’appliquent pas forcément dans certains États ou provinces alors qu’elles sont de vigueur dans d’autres; et par conséquent elles ne sont pas mentionnées explicitement dans le Code. Vous êtes responsable de connaître et de respecter toutes les lois et politiques qui s’appliquent à l’exercice de vos fonctions. Les références concernant les « lois applicables », qui figurent dans le Code, comprennent toutes les lois, règles ou règlements qui s’appliquent à la Société, ses employés ou ses directeurs.
Signalement d’une infraction au Code
Il est important de dénoncer toute violation ou toute infraction apparente au Code. Si vous avez des questions à propos des politiques mentionnées dans le Code, parlez-en à votre superviseur. Si vous voulez signaler une infraction apparente, appelez la ligne d’assistance téléphonique confidentielle; vous y garderez l’anonymat. L’identité des personnes qui signaleront toute infraction sera maintenue confidentielle dans toute la mesure du possible. Aucune mesure disciplinaire ne sera prise à votre encontre par votre superviseur ou la Société pour avoir signalé de bonne foi des inconduites soupçonnées.
Protection contre les représailles (Politique de dénonciation)
Nous sommes tenus par la loi d’avoir une politique de dénonciation et de protéger nos employés contre toute mesure de représailles. La politique de la Société interdit à tout superviseur ou employé de prendre des mesures contre tout autre employé, directeur, fournisseur ou tierce partie, pour avoir fourni légalement des renseignements, apporté son aide lors d’une enquête, ou autrement divulgué de l’information à une agence gouvernementale, et ce, lorsque la personne interrogée pense vraisemblablement que l’information fournie est exacte et révèle une violation ou le nonrespect des lois applicables et/ou de la politique de la Société. Si vous estimez avoir été l’objet de ce genre de représailles, veuillez appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle. Si vous connaissez quelqu’un qui se comporte d’une manière qui va à l’encontre d’un milieu de travail sécuritaire ou qui est impliqué dans toute activité illégale, vous êtes tenu de le signaler. Communiquez avec le service des Ressources humaines ou celui de la Prévention des pertes, ou sinon appelez la ligne confidentielle. Tous les rapports sont confidentiels et mèneront à une enquête.
Égalité d’accès à l’emploi
La Société est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nos pratiques d’emploi équitables sont respectées dans toutes nos opérations et elles ont été mises en place afin de lutter contre toute forme de discrimination basée sur la race, les croyances religieuses, les convictions politiques, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, l’état civil, la nationalité, les convictions, le sexe (y compris la grossesse), l’orientation sexuelle, l’âge, le casier judiciaire, l’état matrimonial, la situation de famille, la déficience physique ou mentale et la source de revenu. La Société s’assurera également que toutes les embauches, formations, décisions de transférer ou d’accorder une promotion respectent les principes de la politique sur l’égalité d’accès à l’emploi ainsi que les exigences législatives.
Harcèlement et discrimination
La Société reconnaît que chaque individu est en droit d’être traité de manière juste, sans distinction, exclusion ou préférence basée sur la race, les croyances religieuses, les convictions politiques, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, l’état civil, la nationalité, les convictions, le sexe (y compris la grossesse), l’orientation sexuelle, l’âge, le casier judiciaire, l’état matrimonial, la situation de famille, la déficience physique ou mentale et la source de revenu. La Société reconnaît que tous les membres de son personnel ont le droit de travailler dans un milieu sans subir de harcèlement sexuel ou racial et elle fera tout son possible pour s’assurer que cette mesure soit appliquée. Le harcèlement racial ou sexuel peut être défini comme toute attitude qui se communique par des mots, des actes ou des gestes portant une connotation sexiste ou raciale, qui sont indésirables et généralement répétitifs et qui ont des effets négatifs sur la dignité ou l’intégrité physique ou psychologique de la personne agressée ou qui pourraient créer un environnement de travail défavorable.
Procédures relatives aux plaintes
easyhome mènera une enquête minutieuse sur-le-champ sur toutes les plaintes de discrimination ou de harcèlement. Les employés sont priés de collaborer pleinement dans la conduite de telles enquêtes. Le refus de coopérer peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement. De plus, aucune mesure ne sera prise à votre encontre par votre superviseur ou la Société pour avoir porté une plainte de discrimination ou de harcèlement ou pour avoir coopéré lors d’une enquête. Si un employé est jugé coupable d’avoir violé cette politique, easyhome prendra des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’au congédiement avec ou sans motif. Le plaignant sera informé lorsque des mesures disciplinaires auront été prises. La Société ne peut apporter son aide dans la résolution d’un problème de discrimination, de harcèlement ou de représailles que seulement si on la met au courant. Par conséquent, chaque employé est prié de signaler ce genre de problème aux cadres de la Direction ou aux Ressources humaines afin que des mesures appropriées soient prises pour résoudre le problème. Si vous estimez avoir été victime de discrimination, de harcèlement ou de représailles ou si vous avez été témoin d’une telle situation au travail, veuillez le signaler sur-le-champ en appelant la ligne d’assistance téléphonique confidentielle.
Dossiers personnels des employés et pointage des présences
La Société conserve en permanence un dossier « officiel » du personnel ainsi que d’autres fiches d’emploi pour chaque employé. En général, chaque superviseur, service ou magasin doit garder dans un lieu sûr et sur place le dossier personnel « actif » de chaque employé. Les employés des magasins sont tenus de pointer quotidiennement leurs heures d’arrivée et de départ à l’aide du système de suivi des heures de travail, en n’omettant pas les pauses-repas qui ne doivent pas dépasser 30 minutes. Toutes les heures effectuées par les employés – qu’elles aient été planifiées dans l’horaire de travail ou non, qu’elles représentent des heures supplémentaires ou normales, qu’elles soient autorisées ou non – doivent toujours être fidèlement documentées. Votre superviseur vous indiquera la procédure à suivre pour enregistrer vos heures de travail. Il est strictement interdit de laisser un collègue remplir à votre place vos heures de travail dans le système de gestion des heures de travail. Vous ne pourrez ouvrir une session en votre nom qu’à partir de votre station de travail permanente (p. ex, vous ne serez pas autorisé à le faire à partir d’un emplacement à distance). Quiconque sera pris en flagrant délit de pointer à partir d’un autre terminal ou pour un autre employé sera licencié. Vous devez tenir compte des heures travaillées, tel que stipulées par les lois ou politiques de votre province ou État. Vous êtes également tenu de documenter toutes les heures non travaillées mais pour lesquelles vous avez été rémunéré, puis demandez à votre superviseur de les vérifier. Si, pour quelque raison que ce soit, une correction s’avère nécessaire, prière de demander à votre superviseur d’apporter le changement lui-même, puis apposez vos initiales. De plus, le gérant régional ou le directeur de service, le cas échéant, doit donner son accord préalable de travailler avant de faire des heures supplémentaires. Toute heure travaillée, en sus des heures planifiées, doivent être documentées sur l’emploi du temps affiché en magasin. Les heures supplémentaires ne seront rémunérées qu’avec l’accord du vice-président de division ou du vice-président principal. Pour toute question concernant la conservation des dossiers ou pour en savoir plus à ce sujet, veuillez communiquer avec le service des ressources humaines ou appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle
Évaluations du rendement
Au moins une fois par an, chaque employé reçoit une évaluation du rendement par écrit en utilisant le formulaire approprié de la Société. Les employés qui sont en congé autorisé subiront une évaluation ultérieure, laquelle sera reportée par le nombre de jours absents dépassant 31. Les nouveaux employés se feront évaluer seulement après avoir complété leur période probatoire initiale. Tous les employés doivent recevoir un document écrit prouvant qu’un examen du rendement a été effectué.
Violence en milieu de travail
easyhome a une politique de « tolérance zéro » en matière de violence, dans son milieu de travail. Selon notre politique et le projet de loi 168, ainsi que toute autre législation provinciale, fédérale ou étatique, les actes ou menaces de violence, notamment l’intimidation, le harcèlement et/ou les contraintes, impliquant ou affectant la Société, ses employés ou ses directeurs ne seront pas tolérés. Les actes ou menaces de violence incluent le comportement qui est considéré comme assez grave, insultant ou intimidant pour changer négativement les conditions de travail au sein d’easyhome ou qui créent ainsi un environnement de travail hostile, abusif ou intimidant pour un ou plusieurs employés d’easyhome. La Société ne permet en aucun cas de posséder tout type d’arme à feu ou quelque sorte d’arme que ce soit dans ses locaux ou ses véhicules. Les employés ne sont aucunement autorisés à être en possession d’arme à feu ou d’arme de quelque sorte que ce soit lorsque ces derniers sont engagés dans des activités commerciales au nom de la Société.
Alcool et drogues
Les employés ne sont nullement autorisés à consommer, vendre, acheter, trafiquer ou être en possession d’alcool ou de drogues illégales, et ce, dans l’enceinte ou les véhicules de la Société et pendant les heures de travail. Cependant, la consommation modérée d’alcool par des personnes ayant atteint l’âge légal peut être autorisée lors d’activités commanditées par la Société. Les employés ne sont aucunement autorisés à travailler sous l’influence de drogues illégales ou d’alcool, même s’ils en ont fait la consommation en dehors des heures de travail. La vente, le trafic ou la distribution de médicaments personnels obtenus par ordonnance dans les locaux ou les véhicules de la Société et pendant
les heures de travail, représente une infraction à cette politique.Santé et Sécurité
La Société prendra toutes les mesures raisonnables et pratiques pour assurer la sécurité de l’ensemble des employés et des clients ainsi que de nos communautés afin de maintenir un programme de sécurité efficace en tout temps. De plus, nous adoptons une politique de « tolérance zéro » pour ceux qui mettront intentionnellement autrui en danger. Vous pouvez réduire et même éliminer les accidents entraînant des souffrances, une perte de temps, de revenus ou de profits et causant des dommages aux biens en respectant la politique de la Société en matière de santé et de sécurité. Ainsi, dans l’application de cette politique, c’est-à-dire en protégeant les gens et les biens, nous assurerons et maintiendrons un environnement de travail sain et sécuritaire, tel que requis par les normes industrielles et en conformité aux exigences législatives. Nous nous efforcerons d’éliminer tout accident prévisible pouvant entraîner des incendies, des pertes de sécurité, des dommages matériels, des accidents et des blessures. Tous les employés seront également responsables de minimiser les accidents au travail. Les pertes accidentelles peuvent être évitées ou éliminées grâce à une gestion efficace et une collaboration active des employés. La prévention des pertes relève directement des dirigeants et des employés qui travaillent en équipe. Tous les employés doivent respecter les exigences de la société en matière de santé et de sécurité, et ce, lors de l’utilisation et de l’entretien de l’équipement et des installations de cette dernière. Tous les employés sont tenus de travailler en respectant les procédures mises en place. Il va de l’intérêt de toutes les parties de considérer les questions de santé et sécurité dans la conduite de toutes les activités. Tous les employés sont tenus de consulter les Procédures d’évacuation et le Plan d’intervention d’urgence qui se trouvent dans leur magasin ou dans le bureau. Il est interdit de fumer dans nos locaux ou nos véhicules.
Confidentialité et non-divulgation
Dans le cadre de votre emploi avec la Société, vous serez exposé ou aurez accès à des renseignements confidentiels et exclusifs, qui concerneront les affaires de la Société et qui demeurent la propriété de cette dernière. Les renseignements confidentiels comprennent, mais ne limitent pas, les secrets commerciaux, les processus industriel et/ou d’exploitation, les brevets, les listes de clients, les renseignements concernant les clients, notamment les besoins spécifiques et exigences explicites des clients actuels et potentiels, l’information tarifaire, les programmes de développement de produits, les méthodes et les plans de commercialisation, les résultats financiers qui n’ont pas été rendus publics, les plans de développement et les budgets, ainsi que tous les autres systèmes, méthodes, procédures, regroupements d’informations, archives et autres documents, qui constituent et demeurent la propriété exclusive de la Société (soit les « renseignements confidentiels »). Durant toute la durée de votre emploi avec la Société, et indéfiniment après l’avoir quittée, vous vous engagez à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels de la Société et de ne pas les divulguer; et vous ne devrez pas, sauf si cela est requis par vos fonctions au sein de la Société, transmettre ou révéler cette information, ou même tenter de le faire, directement ou indirectement, à moins que la Société l’ait préalablement approuvé par écrit, et à sa seule discrétion ou lorsque cela est exigé par un organisme gouvernemental ou de réglementation.
Confidentialité
easyhome a instauré une politique de confidentialité officielle, qui décrit notre manière de traiter l’information personnelle. Cette politique permet également de s’assurer de protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels, que ce soit lors des transactions commerciales ou des activités liées à l’emploi. Tous les employés sont priés de respecter cette politique, et ce, en tout temps. Aucun employé n’est autorisé à divulguer des renseignements personnels relatifs à leur emploi, les comptes des clients, les activités de recouvrement ou toute autre information personnelle à un autre employé ou tout personne ou entreprise externe sans avoir reçu une approbation préalable de l’agente de la protection de la vie privée. Tous les employés sont tenus de respecter la Politique de confidentialité d’easyhome. Ainsi, en signant le Code de conduite, ces derniers affirment qu’ils ont bien lu et compris la Politique de confidentialité d’easyhome et qu’ils la respecteront. Toute demande de consultation de la politique de confidentialité peut se faire en communiquant avec l’agente de la protection de la vie privée ou en vous rendant sur www.easyhome.ca.
Droits de propriété intellectuelle
L’intégralité des idées, conceptions, procédures, formules, inventions ou améliorations (brevetées, brevetables ou non), appellations commerciales, logos, textes publicitaires ou autres documents écrits ou conçus par vous (collectivement, soit la « propriété intellectuelle »), ou que vous aurez créés ou produits durant votre période d’emploi avec la Société, ou en rapport de quelque sorte que ce soit avec le cadre de votre emploi, ou autres inspirations qui auraient ou pourraient intéresser la Société, devront demeurer la seule propriété exclusive de la Société. Vous serez tenu de révéler sur-le-champ l’intégralité de la propriété intellectuelle à la Société et ne devrez pas divulguer cette information à d’autres parties, à moins d’avoir reçu au préalable l’approbation exprès et écrite de la Société. Lorsque la Société en fera la demande, vous devrez déposer toute demande, cession ou autre document que la Société considère nécessaire pour faire une demande et obtenir un brevet, des droits d’auteur, des concepts industriels et/ou tout document officiel ayant rapport à l’exclusivité des inventions, concepts ou droits d’auteur en vigueur au Canada et aux États-Unis ou dans d’autres pays pour une propriété intellectuelle de cette sorte. Aussi, ces pratiques devront être respectées afin de céder ou transférer les seuls droits, titres et intérêts exclusifs relatifs à une propriété intellectuelle. Et tout particulièrement, dans la mesure du respect des textes publicitaires ou autres documents protégeables, la Société pourrait en revendiquer la paternité en tant qu’employeur ou oeuvre réalisée « contre rémunération ».
Exactitude des registres de la Société et intégrité des communications
Chez easyhome, l’exactitude des dossiers est essentielle à une bonne gestion. Les employés sont tenus de s’assurer de l’exactitude et de la conservation de tous les registres, renseignements et comptes de la Société. Par exemple, les réclamations pour frais de déplacement ou fiche de temps, les paiements et autres transactions doivent être correctement enregistrés, comptabilisés et autorisés en respectant les politiques de la Société. Tous les employés sont tenus de respecter les politiques, procédures, normes et contrôles de la Société. Les employés doivent se comporter de manière à assurer la déclaration opportune et exacte des renseignements de la Société. Les comptabilisations et les rapports financiers des transactions courantes et des prévisions doivent suivre les exigences comptables de la Société ainsi que les principes et lois comptables généralement reconnus. Tous les documents appartenant à la Société ne doivent pas être détruits. Toutes les communications menant à un recours juridique, d’ordre civil ou criminel, doivent être conservées. Pour toute question concernant les contrôles financiers, la comptabilité, les rapports financiers ou les vérifications de la Société, veuillez appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle.
Conflits d’intérêt
Toutes les décisions d’affaires doivent uniquement être prises dans le meilleur intérêt de la Société, et non pas à des fins personnelles. Par conséquent, vous devriez éviter toute action qui crée – ou semble créer – un conflit d’intérêt avec cette dernière. Toute question concernant des conflits d’intérêt potentiels et la divulgation de telles situations, devrait être portée à l’attention du service des Ressources humaines. Vous pouvez aussi appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle. Vous n’êtes nullement autorisé à avoir un intérêt financier avec tout fournisseur, vendeur, distributeur, propriétaire ou concurrent de la Société, avant d’avoir obtenu l’autorisation écrite préalable du président-directeur général. Nous entendons par intérêt financier inapproprié, une situation qui crée ou semble créer un conflit d’intérêt au sein de la Société. De plus, les employés ne peuvent toucher aucune forme de rémunération de la part de quiconque autre que la Société, y compris les pourboires donnés par les clients, pour avoir fait leur travail. Pour savoir comment évaluer un intérêt financier inapproprié, veuillez appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle. Les employés ne sont pas autorisés à louer la marchandise de nos magasins, obtenir un prêt auprès d’un kiosque ou accéder au compte d’un proche ou d’une personne qui les connaissent sur le plan personnel Faire affaire avec son conjoint, un membre de famille ou des amis Les employés doivent obtenir au préalable une autorisation écrite d’une personne ayant un pouvoir décisionnaire avant de faire affaire avec des membres de leur famille, des amis, leur conjoint ou compagnon. Ainsi, le personnel itinérant doit obtenir l’autorisation du vice-président de division, alors que le personnel travaillant au centre d’assistance doit s’adresser au président-directeur général. Par dessus tout, dans toute interaction avec ces personnes susmentionnées, vous devez garder en tête les intérêts de la Société. De plus, vous n’êtes nullement autorisé à exercer une pression quelconque sur quiconque pour embaucher un membre de votre famille ou un ami, que ce soit comme employé, fournisseur, vendeur, distributeur, ou propriétaire de la Société.
Achats
Il est interdit aux employés d’acheter de la marchandise en utilisant la méthode de location-achat du magasin. Cette règle s’applique également aux membres de famille immédiate des employés si ces derniers vivent sous le même toit. Les employés doivent suivre la procédure de la politique interne d’achat des employés uniquement pour acheter de la nouvelle marchandise et ils devront passer par le siège social pour le faire. Les clients embauchés par nos magasins en tant qu’employés doivent verser la totalité des paiements de location, retourner la marchandise ou transférer leur compte à une entente d’achat réservé aux employés, afin de payer par le biais de la retenue sur leur paye. Les membres de famille des employés ne sont pas autorisés à avoir accès aux ordinateurs de la Société, ni d’utiliser les codes d’accès, les dossiers ou fichiers des clients, les véhicules de l’entreprise, les codes de sécurité, etc. ou tout autre matériel de la Société en plus de n’être pas autorisés à rentrer dans l’enceinte du magasin lors des heures de fermeture. Les employés ne sont pas autorisés à « emprunter » des produits du magasin. Toute demande de service spécial doit être soumise auprès du Vice-président de division aux fins d’examen et d’approbation en plus d’être soutenue par de la documentation pour les dossiers.
Fraternisation
Bien que les employés aient le droit de créer librement des relations personnelles avec qui ils veulent en milieu de travail, il est important qu’ils s’assurent que cela n’impacte en aucun cas, de manière négative, leur rendement au travail, leur capacité de superviser d’autres employés ou l’environnement au travail. L’intimité issue d’une relation amoureuse ou d’une amitié entre employés pourrait être inacceptable si elle crée un environnement de travail gênant pour autrui ou si cela implique l’échange de renseignements confidentiels et personnels. Le favoritisme, les excès d’affection publique, les décisions de travail basées sur les émotions ou l’amitié plutôt que sur les intérêts de la Société sont des exemples de conduite inappropriée. Les employés qui se retrouvent dans une relation intime ou amicale doivent user de tact, de discernement et de bon sens envers les autres. Les employés en relation consentante ou amoureuse avec un superviseur direct doivent en informer le niveau hiérarchique supérieur ou le service des Ressources humaines. Nous collaborerons avec les deux employés impliqués pour essayer de dissocier leurs responsabilités d’emploi de leur vie personnelle afin de protéger leurs intérêts et ceux d’autrui et ainsi, éviter tout conflit d’intérêt.
Cadeaux et divertissement
Les employés ne doivent jamais accepter de cadeaux de quiconque, notamment de la part des fournisseurs, vendeurs, distributeurs, propriétaires, ou concurrents de la Société, qu’ils soient actuels ou potentiels, car cela pourrait compromettre ou donner l’apparence de compromettre l’objectivité des décisions d’affaires. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle.
Pots-de-vin et paiements illégaux
Les employés et les mandataires de la Société ne devront en aucun cas, directement ou indirectement, offrir, promettre de payer ou autoriser le paiement de sommes d’argent, produits, services ou de n’importe quel article de valeur, à un représentant ou mandataire du gouvernement, et ce, dans n’importe quel pays dans le but d’influencer les actes ou décisions de fonctionnaires du gouvernement ou de bénéficier d’un traitement préférentiel au nom de la Société ou pour ses propres fins. Tous les employés d’easyhome doivent respecter les lois d’intérêt local. Le président-directeur général devra offrir davantage d’information à ce sujet aux employés travaillant avec des fonctionnaires du gouvernement. Pour de plus amples détails, veuillez appeler la ligne d’assistance téléphonique confidentielle.
Contributions et activités politiques
Contributions et activités personnelles
Vous êtes bien entendu libre de participer aux activités politiques personnelles ou religieuses de votre choix. Cependant, vous devez clairement stipuler que vous agissez en votre nom, et non au nom de la Société.
Devoir d’opération équitable
Vous devez faire preuve d’honnêteté et d’équité lors de la conduite des affaires avec les clients, les fournisseurs, les vendeurs, les concurrents et les employés de la Société. Vous ne devez profiter de quiconque au moyen de manipulations, de dissimulations, d’abus d’information confidentielle, de falsifications, de fausses représentations concernant des faits importants ou de toute autre pratique d’affaires volontairement inéquitable.
Perspectives d’emploi à l’extérieur
À l’exception des cas mentionnés ci-après, les employés ne peuvent ni travailler ni être rémunérés pour la prestation de services envers un fournisseur, vendeur, distributeur, propriétaire ou concurrent de la Société ou toute personnalité de l’entreprise, qui fait ou cherche à faire affaire avec la Société.
Service externe comme directeur ou agent responsable
Les employés doivent obtenir une autorisation préalable du Conseil d’administration avant de siéger au Conseil d’administration d’une autre entreprise à but lucratif. Les employés peuvent siéger en tant que directeur, administrateur ou agent responsable d’une organisation à but non lucratif, et ce, a titre individuel et en dehors de leurs heures de travail. Cependant, ils devront d’abord obtenir la permission du Conseil d’administration pour occuper le poste d’un représentant de la Société. Si vous avez des questions à cet égard, veuillez communiquer avec le président-directeur général.
Délit d’initié
Il est interdit aux employés et aux directeurs de négocier des actions d’easyhome ou d’autres sociétés. De même, lorsque ces derniers sont au courant d’information importante non disponible auprès du public, ils ne sont nullement autorisés à divulguer des renseignements confidentiels à cet égard. Nous entendons par information importante, tout renseignement qui pourrait être essentiel à une personne qui décide de négocier les actions d’une société. Nommons par exemple les renseignements portant sur les ventes, les inventaires, les marges, les profits, les projets d’acquisition importants, les fractionnements éventuels d’actions, des changements possibles aux dividendes et d’autres renseignements qui peuvent affecter la fluctuation du prix des actions d’easyhome ou de toute autre société. En résumé, si l’information détenue vous pousse à contempler l’achat ou la vente des actions d’easyhome ou d’une autre Société, soyez certain que d’autres personnes en feraient de même s’ils en savaient autant que vous et donc, cela signifie vraisemblablement que vous êtes en possession d’information importante. Une fois que l’information importante a été divulguée auprès du public, les employés sont alors autorisés à négocier les actions de la Société. En général, on entend par divulgation complète auprès du public, tout communiqué de presse distribué à grande échelle et qui est suivi par la publication dans la presse écrite. Il faudra compter au moins trois jours pour distribuer et interpréter l’information. Si vous n’êtes pas sûr qu’une information a été divulguée auprès du public et que vous voulez négocier des actions, veuillez d’abord appeler le premier vice-président et chef des finances ou le président- directeur général. Mener des transactions à partir d’information privilégiée peut entraîner des conséquences fâcheuses. Toutes les Commissions provinciales des valeurs mobilières et/ou les agences similaires ont le droit d’intenter un procès en responsabilité contre toute personne qui négocie des actions en utilisant une information privilégiée (ou qui partage de l’information privilégiée à quiconque); il en va de même pour la Société. Le délit d’initié représente également un crime passible de sanctions pénales, y compris l’emprisonnement.
Plaintes déposées auprès des organismes gouvernementaux
De temps à autre, un candidat, un client ou un employé (actuel ou ancien) peut – ou menacer de – porter plainte contre la Société auprès du gouvernement. Si l’on vous avise d’une telle plainte, veuillez appeler sur-le-champ le service des Ressources humaines ou la ligne d’assistance téléphonique confidentielle. Votre superviseur ou la Société n’auront aucun droit de vous sanctionner pour avoir déposé ou transmis une plainte.
Instances gouvernementales et demandes d’information
La politique de la Société stipule qu’il faut coopérer lors de demandes ou d’enquêtes pertinentes provenant du gouvernement. Si l’on vous demande de fournir des renseignements (par écrit ou oralement) aux fins d’une enquête gouvernementale ou si un représentant du gouvernement se rend à votre lieu de travail, veuillez appeler le service des Ressources humaines ou la ligne d’assistance téléphonique confidentielle avant de divulguer toute information. Toute information fournie doit être véridique et exacte et elle ne doit pas entraver, ni influencer ou gêner la conduite de l’enquête. Les employés ne doivent pas changer, falsifier, mutiler, dissimuler ou détruire les documents ou dossiers se rapportant à une demande ou enquête du gouvernement; cela s’applique également pour une procédure judiciaire.
Questions au sujet des médias
Il est interdit de parler aux journalistes au nom de la Société. Toute personne qui s’adresse directement aux journalistes sans passer par la voie hiérarchique, risque de fournir des renseignements erronés ou dévoiler les stratégies de participation de l’entreprise. Si des journalistes vous posent des questions, veuillez les référer au président-directeur général.
Questions d’environnement
easyhome s’engage à minimiser tout impact négatif de ses activités commerciales sur l’environnement. Tous les employés sont tenus de respecter les lois en matière d’environnement ainsi que les politiques de la Société.
Courriel et Internet
Il est strictement interdit d’envoyer ou de faire suivre des courriels, visiter des sites Internet, qui contiennent des clavardoirs, des blogues, des remarques ou des images de nature menaçante, calomnieuse, diffamatoire, pornographique, offensante, raciste, obscène ou tout autre matériel que la Société juge inapproprié. Si vous recevez des courriels de la sorte, veuillez prévenir sur-le-champ votre superviseur, supprimer le courriel et aviser son expéditeur qu’il vous est interdit de recevoir de tels messages, qu’ils proviennent de lui ou de toute autre personne. S’il est évident que vous ne respectez pas les lignes directrices établies dans cette politique, la Société se réserve le droit de prendre des mesures disciplinaires, notamment votre congédiement et/ou des actions en justice. easyhome communiquera avec les autorités si l’on découvre des activités illégales de cette nature sur l’ordinateur d’un employé, son compte Internet ou ses courriels. Les employés ne sont pas autorisés à accéder à des sites de réseautage social, tels que Facebook, MSN, MySpace, etc. durant les heures d’ouverture. Les renseignements confidentiels ayant trait à l’emploi ne doivent être partagés avec personne en dehors de notre entreprise, surtout par le biais des sites de réseautage social. easyhome peut prendre des actions en justice contre tout employé qui viole la protection de la vie privée des employés ou des clients ou si l’on juge que des renseignements confidentiels ont été divulgués, que ce soit lors des activités commerciales ou sous formes de commentaires diffamatoires à l’encontre de la Société ou de ses employés.
Prévention des pertes
Le service de prévention des pertes garantit une observation rigoureuse des politiques et procédures de la Société, de protéger ses biens et d’assurer la sécurité de nos employés. Tout employé impliqué dans des activités de manipulation des biens ou des comptes, de vol, de fraude ou qui se trouve être dans une situation qui enfreint nos politiques ou nos procédures seront passibles de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement. easyhome adopte une politique de « tolérance zéro » pour les violations de cette nature; par conséquent, tous les employés sont tenus de respecter toutes les procédures et politiques de la société en tout temps. De plus, afin d’assurer davantage la sécurité et la protection de tous nos employés et nos clients, certains magasins easyhome sont équipés de systèmes de surveillance vidéo et audio, dont on pourrait se servir pour des enquêtes judiciaires ou internes, au besoin. Pour signaler toute activité douteuse, veuillez communiquer avec la ligne confidentielle en vous rendant sur www.MySafeWorkplace.com ou vous pouvez également joindre le service de prévention des pertes, en envoyant un courriel à [email protected].
Utilisation des véhicules de la Société par les employés
Les employés ne sont pas autorisés à utiliser les véhicules de la Société à des fins personnelles ou pour transporter des passagers ne travaillant pas pour easyhome. Les employés qui reçoivent des amendes ou des contraventions ou commettent des infractions aux règlements de la circulation concernant des véhicules de la Société, sont entièrement tenus de payer les frais y afférents, tout en tenant compte des délais accordés pour les régler, et ce, peu importe quand le délit a été commis. Les employés qui doivent utiliser les véhicules de la Société sont tenus de s’assurer que les véhicules respectent les normes imposées par le ministère des Transports, autrement on leur interdira de les conduire. Les employés sont autorisés à conduire les véhicules de la Société seulement s’ils respectent les normes de la Société, en ce qui concerne le nombre d’années d’expérience depuis l’obtention du permis de conduire, les points d’inaptitude à leur actif ou tout autre incident relatif à leur permis, comme des restrictions, etc. Ces informations doivent être vérifiées au préalable afin de respecter les mandats du ministère. Les employés ne seront autorisés à conduire les véhicules de la Société seulement lorsqu’ils auront subi une enquête satisfaisante de leur dossier de conducteur. Il est interdit de fumer dans les véhicules de la Société.
Gestion des inventaires
Tous les employés sont tenus de respecter les pratiques d’inventaires en tout temps. Ceci inclut les vérifications hebdomadaires et mensuelles, la gestion adéquate du service de dépannage et des produits de substitution, ainsi que les articles défalqués. Les employés ne sont pas autorisés à cacher des inventaires ou tenter de le faire; il en va de même pour des inventaires qui doivent être mis au rebut (aller récupérer un produit chez un client qui n’apparaît pas dans le système RSSS). Vous êtes tenus de respecter rigoureusement ces normes en tout temps.
Dépôts/chèques sans provision
Tous les dépôts doivent être faits quotidiennement en suivant les procédures normales d’exploitation, notamment en utilisant les registres des dépôts. Les chèques retournés en raison de fonds insuffisants doivent être mentionnés dans le système au moment de leur réception. Les employés ne sont pas autorisés à retarder l’encaissement de dépôts ou de chèques sans provision pour quelque raison que ce soit.
Délit de fraude
Frauder est illégal. En plus d’être immoral, ceci est inacceptable pour easyhome. Si une fraude est détectée, on mènera une enquête rigoureuse et on s’en chargera sur-le-champ de manière ferme. Les employés sont tenus d’agir en tout temps avec le plus grand niveau de sincérité et d’intégrité. Ils doivent respecter le Code de conduite d’easyhome ainsi que la Politique en matière de fraude. Tout employé d’easyhome qui pense ou qui a raison de penser qu’une activité frauduleuse est en cours, est censé le signaler immédiatement au service des ressources humaines ou au service de prévention des pertes; il pourrait aussi opter d’informer la ligne d’assistance téléphonique confidentielle. Tous les employés sont tenus de respecter le Code de conduite d’easyhome ainsi que la Politique anti-fraude. Ainsi, en signant le Code de conduite, ces derniers affirment qu’ils ont bien lu et compris la Politique anti-fraude de la Société et qu’ils la respecteront.
Politique d’autorisation
La Société a établi une politique d’autorisation qui fait partie de notre système de contrôles internes. Cette politique stipule le montant maximum que les employés peuvent dépenser pour acheter des biens ou des services au nom de la Société; ce montant varie selon le poste occupé pour ainsi limiter les dépenses. De plus, la politique d’autorisation précise quels sont les employés qui sont autorisés à signer ou ratifier les contrats qui engagent la Société à mener des activités ou avoir des obligations courantes ou futures au nom de la Société. Tous les employés sont tenus de respecter le Code de conduite d’easyhome ainsi que la Politique d’autorisation. Ainsi, en signant le Code de conduite, ces derniers affirment qu’ils ont bien lu et compris la Politique d’autorisation de la Société et qu’ils la respecteront.
Modifications à la politique
Avec le temps, on pourrait instaurer/présenter de nouvelles politiques et réviser celles qui sont actuellement en vigueur. Bien que la Société se réserve le droit d’effectuer ces modifications avec ou sans avis préalable, elle s’efforcera de vous informer de tout changement afférent à votre emploi, et ce, le plus tôt possible.
Dispenses
Les dispositions de ce Code peuvent seulement être supprimées par le Conseil d’administration ou le Comité exécutif de la Société. Toute dispense à ce Code pour un dirigeant ou un directeur sera divulguée sur-le-champ, tel que requis par la loi ou les règlements de la Bourse.